Excelを看護研究に最大限活用する術〜入力編〜

個人的には統計処理にExcelを使うことはおすすめしません。
しかし、表計算ソフトとしてのExcelはやはり優秀なのです。
そこで数回に渡り、看護研究でどのように活用することが可能なのか紹介してみたいと思います。
今回は入力編です。

データ入力が楽になるキーボードTips

上下左右にキーボードで移動

Enterで入力セルを下に移動することができるのは皆さんもご存知だと思います。
ではそのほかの上と左右に移動するためにはどうすればいいかご存知ですか??
上ーEnter+shift
右ーTab
下ーTab+shift
ここで、1つポイントがあって、tabで移動した場合、Enterを押すと下のセルではなく、tabで移動し始めた時の下のセルにいくこと。
もし下のセルに行きたいなら十字キーを使う必要があるので要注意。

1人分のデータを横に入れていく方法

では、tabEnterを使ってどのように入力するのかというと・・・

上の画面だと、tabでB2からH2まで移動したあと、Enterを押すとB3に移動します。
また、B3からH3までtabで移動したあと、Enterを押すとD4に移動します。
こうすることで1人分のデータを横に並べていくことができます。

ただ、なんらかの入力ミスをして戻ると、Enterで戻る場所がかわってしまうんです。

なので数字だけを入力する場合でも何回かはマウスでの移動が必要になるかも。

1人分のデータを縦に入れていく方法

なんらかの事情で、1人分のデータを縦に入れていく必要があるとき。
この場合、いろんな方法があります。

  • データを横方向に入れてあとで縦横を入れ替える方法
  • 1人分入れたらマウスで戻る方法
  • あらかじめ入力範囲を選択してしまう方法

今回は、3つ目の方法を紹介してみたいと思います。
方法は簡単で入力したい範囲を選択。選択した状態でデータを入力しEnterを押すだけ。

まずB2からE6(画像ではその外側までしてますが…)まで選択します。
選択された状態で入力するとB2にデータが入ります。
そのあと、Enterを押すとB3へ、さらにB4へと移動できます。
B6にデータを入れたあと、Enterを押すと、次はC2に移動します。
これを繰り返すことでデータを入れていくことができます。

メリットは、Enterだけで移動ができること。
注意点は、間違った時に十字キーで戻れないこと

もし戻るならEnter+shiftで戻る必要があります。

フォームを活用する

大量のデータを早く入れたい場合、Entertabで入れるのがいいと思います。
ただ、慣れていない人には結構しんどいのではないかと思います。
そこで紹介したいのが、フォームを活用する方法。

フォームって何??

フォームは、1人ずつのデータを1つの画面で行ける方法です。
通常の入力方法だと、横にも縦にもデータがたくさん並んでいる状態になり、どこまで入れているのかわからなくなることもたびたび・・・。
フォームは1人ずつデータを1つの画面で打ち込んでいくことができるので、わからなくなることを少なくできます。

フォームの使い方

では、具体的なフォームの使い方ですが、下の図で紹介しましょう。

今回は、項目としてidとno1〜no7までの項目を用意しました。
入力方法はこれを埋めていくだけです。
ポイントは、

  • 下に行く時はtab
  • 上に行く時はtab+shift
  • Enterを押す(または次を検索を押す)と次の人
  • 間違って次に行ったら前を検索で戻る

っていうところです。

デメリットは、移動時にtabshiftを使う必要があること。
メリットは十字キーでは移動しないのでいつのまにか移動していて間違った場所に入力していたってことが怒らないことです。

フォームはアンケートなどの入力以外にも検索能力があるので、文献管理にも使うことができます。特に文献研究をする時にはオススメ。

データの入力規則を活用する

入力していてよくあるのが、入力間違い。たとえば、「3」を入れるつもりが「33」になっていたり、などなど。
そこで使えるのがデータの入力規則です。

データの入力規則とは??

データの入力規則は、設定されたルール以外の値が入力された場合に、エラーを表示するもの。
特に有効なのが、アンケート結果の入力。
1-5の5段階で答える方式の場合、入力値は1−5のいずれか。
データの入力規則を設定しておくと、例えば、6など他の値が入った時にエラーを表示してくれます。
そして、データの入力規則はEntertabを使った方法やフォームを使う方法でも有効なんです。

データの入力規則の使い方

では、具体的な使い方をみて行きましょう。

1番上の項目からデータを選択。表示された項目からデータの入力規則を選択すると設定画面が表示されます。
今回は、1-5の整数をルールに設定しています。
ルールを設定したセルに他の値を入力すると、

このような表示がされます。表示された場合は、「再試行」をクリックして、再度値を入力します。

まとめ

今回は、入力の方法として、キーボードを使う方法フォームを使う方法を紹介しました。
また、誤入力を減らす方法としてデータの入力規則を紹介しました。
アンケートをした後のデータ入力は、数が増えれば増えるほど大変ですし、時間を必要とします。また、ミスも増えます。
今回紹介した方法を使って、みなさんが少しでも入力に必要な時間が減らせれば嬉しいです。
Let’s enjoy nursing research!!

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